O ile, gdy mamy w założeniu zarządzanie najmem mieszkań, sposób pobierania opłat za eksploatację lokalu nie zawsze jest oczywisty, tak istnieją różne metody regulujące tę kwestię.
Jak więc może wyglądać pokrywanie kosztów za media?
Zarządzanie najmem mieszkań – modele rozliczania mediów z najemcami
Zgodnie z brzmieniem ustawy o ochronie praw lokatorów do opłat eksploatacyjnych zalicza się koszty ruchome, powiązane z użytkowaniem lokalu, które nie są równocześnie zależne od właściciela. Chodzi tu o wydatki na poczet:
- energii elektrycznej;
- wody i odprowadzania ścieków;
- ogrzewania;
- gazu.
Wysokości opłat części z ww. ujęć, z uwagi na swój zmienny charakter, nie uda się uwzględnić w umowie z lokatorem.
Stąd, gdy chodzi o zarządzanie najmem mieszkań, w kwestii rozliczeń stosuje się trzy różne metody.
Bezpośrednie opłacanie rachunków przez najemcę
Model ten zakłada, że to lokator otrzymuje wszystkie faktury i dokonuje stosownych rozliczeń wobec wierzycieli. Rozwiązanie to uwalnia właściciela lokalu od comiesięcznej lub okresowej regulacji należności oraz od obowiązków w tym zakresie. Jednak wiąże się to z brakiem wpływu na fakt uiszczania przez najemcę odpowiednich opłat. Co oznacza, że i tak będzie trzeba sytuację monitorować. Dla przykładu poprzez korzystanie z portali internetowych służących do obsługi nieruchomości, przykładowo E-kartoteki.
Wszelkie opłaty uiszcza wynajmujący
Przeciwstawnym do powyższego stanem rzeczy jest sytuacja, gdzie to właściciel mieszkania dokonuje regulacji zobowiązań najemcy. A ten ostatni, zamiast z dostawcami mediów bezpośrednio, rozlicza się wyłącznie z wynajmującym.
Model ten, choć zapewnia nam bezpieczeństwo w kwestii bycia na czysto ze wspólnotą mieszkaniową bądź spółdzielnią, to nie musi oznaczać, że lokator nie będzie się ociągać z pokryciem poniesionych przez nas kosztów.
Mieszany podział opłat
Ostatnim sposobem rozliczeń eksploatacji lokalu jest częściowa regulacja należności rozłożona po obu stronach. W modelu tym lokator może przesyłać opłaty za czynsz i media (wodę, ogrzewanie) właścicielowi w formie ustalonych zaliczek. Podczas gdy wydatki na prąd i gaz uiszcza samodzielnie, zgodnie ze wskazaniami licznika.
Jest to możliwie korzystne dla właściciela lokalu rozwiązanie. Gdyż ryzyko z nim związane ogranicza się do najwęższego spektrum ujęć, które są poza naszą kontrolą.
Zarządzanie najmem mieszkań – rozliczenie w formie zaliczek na media a za bieżące zużycie
Niezależnie od wskazanych wyżej modeli, większość opłat za eksploatację lokalu dokonuje się poprzez z góry określoną kwotę, niewynikającą z rzeczywistego wykorzystania. Dotyczy to w szczególności wody i ogrzewania, w czasie gdy prąd i gaz rozlicza się odrębnie, wobec faktycznego zużycia i zapotrzebowania.
Oznacza to ostatecznie, że gdy chodzi o zarządzanie najmem mieszkań, prognozowane kwoty opłacane zaliczkami, należy przy końcu okresu rozliczeniowego skonfrontować z rzeczywistym stanem.
Tak, aby uregulować z najemcą kwestię ewentualnych niedopłat bądź nadwyżek za dostarczoną energię i faktyczne wykorzystanie.