Jak wynika z ustawodawstwa, od 2024 roku nie ma już możliwości prowadzenia KOB w wersji papierowej, jak więc obchodzić się z dokumentacją techniczną nieruchomości, gdy mamy w założeniu zarządzanie najmem lokali?
Zarządzanie najmem i dokumentacją techniczną a aktualne przepisy prawne
Wspomniane wyżej wskazanie odnosi się do wszystkich nowo powstających budynków. Dla postawionych po 1 stycznia 2024 roku obiektów wolno prowadzić Książkę Obiektu Budowlanego jedynie w formie elektronicznej. Przepis ten zmienia również sytuację dla już istniejących nieruchomości, które papierową wersję KOB będą mogły posiadać do końca obecnego roku.
Jednak już od 2027 r. dane o budynku muszą być gromadzone na specjalistycznych serwerach rządowych (c-KOB). Zmiana ta dotyczy głównie zarządców wspólnot mieszkaniowych i spółdzielni. Jednak z uwagi na szeroką cyfryzację dokumentacji, również właściciele mieszkań, których dotyczy zarządzanie najmem, nie powinni dla własnego bezpieczeństwa iść w pełni w jej ślady. A więc i zachować „twardą” kopię danych o eksploatacji własnego lokalu w papierowej postaci.
Zarządzanie najmem – jakie aspekty wchodzą w skład dokumentacji technicznej nieruchomości?
Dane, o których mowa, to szereg czynności przeprowadzanych cyklicznie w obiekcie, mających na celu poprawę lub utrzymanie jego użyteczności. Chodzi tu więc o:
- 1- i 5-letnie przeglądy techniczne, w tym dotyczące instalacji gazowej, kominowej, grzewczej oraz elektrycznej;
- konserwacje i naprawy;
- remonty i prace modernizacyjne;
- świadectwo charakterystyki energetycznej;
- zgłoszone awarie i proces ich realizacji.
Zarządzanie najmem – dodatkowe elementy obejmujące zakres dokumentacji
Oprócz gromadzenia danych z powyższego spektrum musimy także pamiętać o przechowywaniu:
- protokołów odbioru/zdawania mieszkania;
- stanów liczników przy zawiązywaniu i rozwiązaniu umowy;
- instrukcji obsługi urządzeń;
- kart gwarancyjnych sprzętów;
- regulaminów użytkowania lokalu oraz rozliczeń;
- polis i ubezpieczeń.
Wszystkie te aspekty, gdy mamy w założeniu zarządzanie najmem, aby można je było szybko i łatwo odnaleźć w wymaganej sytuacji, lepiej jest odpowiednio agregować.
Zarządzanie najmem – systemy i sposoby obsługi dokumentacji technicznej oraz nieruchomości
Oprócz posiadania papierowego odpowiednika wirtualnie zarejestrowanych danych, wszelką dokumentację warto prowadzić w ramach dedykowanych platform do obsługi nieruchomości. Bądź oddelegować zarządzanie najmem odpowiednio wyspecjalizowanej firmie.
Te pierwsze, w kontekście gromadzenia niezbędnej dokumentacji, pozwalają m.in. na: kreację przypomnień o zbliżających się przeglądach, wygasających umowach czy terminach płatności, automatyczne tworzenie szablonów umów lub regulaminów, obsługę zgłoszeń najemców oraz usterek i awarii czy kategoryzację i archiwizację kompletu zebranych informacji. W tym załączników i aneksów do umów.
Właściwie przygotowana do całego procesu firma, oprócz wzięcia odpowiedzialności za powyższe na siebie, zapewni nam z kolei dodatkowo niepozwalające się w pełni zautomatyzować wsparcie prawne i windykacyjne.
Jeśli chcemy więc, aby zarządzanie najmem lokali oraz wymaganą dokumentacją techniczną przebiegało dla nas bezstresowo, oprócz stawiania na automatyzację zadań, dobrze jest się również uzbroić we właściwie przygotowane do całego procesu ludzkie oko.