Jakkolwiek ze wszystkich trzech opcji administrator nieruchomości ma najmniejsze uprawnienia, tak mimo to nie można powiedzieć, iż odgrywa marginalną rolę.
Jakie są więc między tymi funkcjami zależności i kiedy trzeba jedną z tych ról wybrać?
Zarząd wspólnoty mieszkaniowej a administrator nieruchomości, czyli gdy delegujemy tylko część zadań
Aby funkcjonowanie budynku było możliwe, musi on posiadać organ nadzorujący i odpowiedzialny za gospodarowanie zasobami. Jednak jakkolwiek jest to prawnie uregulowane, sposób zarządzania całością mogą wybrać sami właściciele mieszkania. Nawet w sytuacji, gdy wcześniej takiego działania dokonał deweloper.
Członkowie wspólnoty mogą w tym zakresie zdecydować się na:
- zarząd własny (złożony z osób mianowanych do tego zadania w drodze głosowania i ustanowionej uchwały, należących bądź nie do wspólnoty);
- zarząd powierzony (zewnętrzny podmiot organizacyjny, któremu przydzielono na podstawie umowy i pełnomocnictwa reprezentowanie interesów wspólnoty przed instytucjami trzecimi).
Ta ostatnia funkcja pozwala na operowanie całością zadań niezależnie. W czasie gdy zarząd własny, aby ułatwić sobie prowadzenie budynku, może powołać organ pomocniczy, któremu zleci część wymaganych działań. W danej sytuacji obsługę niektórych z nich przejmuje tzw. administrator nieruchomości.
Zarząd wspólnoty a zarządca, czyli gdy właściciele mieszkań nie chcą obsługiwać budynku sami
Zgodnie z ustawodawstwem, wspólnota mieszkaniowa może nie powołać zarządu własnego w celu prowadzenia nieruchomości. Musi jednak w takiej sytuacji delegować to zadanie zewnętrznej jednostce organizacyjnej. Będziemy wówczas mówić o zarządzie powierzonym, który przejmuje całość zadań związanych z obsługą budynku.
W odróżnieniu od pierwszego przypadku, gdy zarząd własny zleca pewien zakres czynności zewnętrznemu podmiotowi lub firmie (wspomniany wcześniej administrator nieruchomości), tak w tym ujęciu obie te funkcje nie mogą koegzystować jednocześnie. Zarząd powierzony jest tu więc pewną alternatywą i stanowi opcję wyjścia dla mieszkańców, którzy nie chcą prowadzić całości działań samodzielnie.
Niemniej, o ile zarządowi bądź zarządcy przysługują większe uprawnienia w zakresie prowadzenia budynku, tak, gdyby nie delegowanie bieżących spraw technicznych i organizacyjnych podmiotowi wspomagającemu (administrator nieruchomości), żadna wspólnota nie byłaby w stanie funkcjonować sprawnie i pewnie.