Monitoring płatności czynszu to podstawowe kryterium sukcesu, jeśli mamy w zamyśle profesjonalne zarządzanie wynajmem. Kontrolowanie oraz weryfikacja terminowości płatności pozwala spajać procesy, utrzymując właściwą organizację w ryzach. Z tego też względu z tego poradnika dowiesz się, jak się tego właściwie trzymać.
System kontroli należności
Harmonogram płatności najemców
Aby ustrukturyzować własne działanie, każda firma zarządzająca najmem, wdraża tzw. system kontroli należności. Jest to najczęściej zautomatyzowane narzędzie do obsługi płatności, informujące z góry o terminach rozliczeń czy rejestrujące dokonane wpłaty. System kontroli należności pozwala też przechowywać historię płatności, w tym ewentualne zaległości, bilanse i zestawienia przelewów czy dokumentację windykacyjną.
Monitoring płatności czynszu – właściwe narzędzie
Aby wdrożyć efektywny monitoring płatności czynszu musimy zaopatrzyć się w dobry, rynkowy system księgowy. Pozwoli on zautomatyzować procesy związane z obsługą należności. A w tym harmonogram płatności najemców, prowadzenie kalendarza rozliczeń, tworzenie raportów czy analizę zdarzeń.
System kontroli należności i działania zapobiegawcze
Harmonogram płatności najemców – monitorowanie sytuacji
Kontrola nad mieszkaniem na wynajem, choć to monotonne i drobiazgowe zadanie, wymaga stałego weryfikowania statusu płatności. Dobrze skonfigurowane narzędzie do obsługi tego typu operacji może nas jednak od tego procesu uwolnić. Na przykład poprzez system automatycznych powiadomień o płatnościach bądź zbliżających się terminach, w których należy dokonać regulacji należności.
Działania prewencyjne dotyczące zaległości
Aby uniknąć sytuacji, gdzie zetkniemy się z rzeczywistością, w której najemca nie płaci za mieszkanie, dobrze jest opracować wcześniej usystematyzowaną komunikację. Działania prewencyjne dotyczące zaległości powinny uwzględniać stworzenie odpowiednio przygotowanej sekwencji maili na poszczególne przypadki. Tudzież bardziej bezpośrednią procedurę postępowania. Wspomniany wcześniej system automatycznych powiadomień o płatnościach lub ich braków pomoże oczywiście reagować z wyprzedzeniem. Jednak należy pamiętać, że monitoring płatności czynszu i zachowań najemcy to pewne must-have. Nie warto więc tego procesu całkowicie delegować dedykowanym narzędziom.
Zarządzanie ryzykiem opóźnień płatności
Komunikacja z zalegającym najemcą
Gdy mamy już tę nieprzyjemność odnajdywania się w sytuacji, gdzie lokator nie płaci, a opracowana wcześniej bazowa komunikacja nie rozwiązała sprawy, musimy podjąć bardziej zdecydowane działania. Można w nie wliczyć bezpośredni, a nie zautomatyzowany kontakt, w tym wypadku telefoniczny, a także spotkania in-person. Istotne jest w tym ujęciu ustalenie przyczyn danego wypadku oraz określenie sposobu rozwiązania tej kwestii.
Miękka windykacja należności
Jeśli, mimo prób i chęci nie możemy skłonić najemcy do współpracy, następny krok to miękka windykacja należności. Wskazana procedura windykacyjna najmu uwzględnia wezwanie do zapłaty zaległego czynszu oraz odsetki za opóźnienia w płatnościach. W razie braku dopełnienia tego obowiązku w wyznaczonym terminie dalsze postępowanie to wejście na drogę sądową.
Komunikacja z zalegającym najemcą wobec działań windykacyjnych
Dokumentacja procesu windykacyjnego
Aby mieć podkładkę pod szereg ww. działań musimy prowadzić ścisły rejestr komunikacji z zalegającym najemcą. Uwzględnia to nie tylko kontakt mailowy, ale i telefoniczny, a nawet in-person. Dokumentacja procesu windykacyjnego wymaga, aby dokładnie śledzić wysłane wezwanie do zapłaty zaległego czynszu oraz jego ponaglenie/a wraz z archiwizacją potwierdzeń odbioru wiadomości. Jeśli między właścicielem mieszkania a niepłacącym lokatorem w wyniku mediacji zostały dokonane jakieś ustalenia, również powinniśmy je mieć na piśmie w formie odpowiednich oświadczeń.
Komunikacja z zalegającym najemcą – sposób stawiania sprawy
Mimo iż omawiana kwestia nie należy dla właściciela lokalu do łatwych zadań, nie powinniśmy zmieniać tonu własnych wypowiedzi na mniej profesjonalny. Bardziej od nerwowych i skrajnych reakcji wymagane będzie bowiem właściwie stawiane ultimatum. Zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z „twardszym” przypadkiem. Oznacza to, że zdecydowane, acz prawne postępowanie w sytuacji łamania ustaleń, pomoże nam bardziej, aniżeli chaotyczny podryg, dyktowany żywiołowością chwili. W przypadkach mniej zawiłych, gdzie najemca wykazuje chęć współpracy i idą za tym czyny, warto komunikować propozycje rozwiązania sytuacji w otwartości na mediacje.
Postępowanie sądowe w sprawach najmu
Zabezpieczenie dokumentacji finansowej i komunikacji
Gdy, jednak musimy podjąć te bardziej zdecydowane kroki, trzeba w pierwszej kolejności zgromadzić potwierdzenia nieprawidłowości sytuacji. Postępowanie sądowe w sprawach najmu nie jest z reguły formalną gratką, więc zabezpieczenie dokumentacji finansowej liczy się najbardziej. Wśród dokumentów, które powinniśmy mieć, znajduje się m.in. umowa najmu, historia płatności, wezwanie do zapłaty zaległego czynszu oraz ponaglenia i ich potwierdzenia odbioru. Istotna będzie także każda zarejestrowana komunikacja z zalegającym najemcą, stanowiąca formę ustaleń, w tym słowna lub odbywająca się drogą pisemną.
Postępowanie sądowe w sprawach najmu – kroki do podjęcia w następnej kolejności
Jeśli prowadzimy mieszkanie na wynajem sami, koniecznym okaże się znalezienie odpowiedniego reprezentanta do obsługi sprawy w sądzie. Z reguły tego rodzaju działania podejmuje w imieniu klienta każda dobra firma zarządzająca najmem, posiadająca w tym celu wyspecjalizowany dział prawny. W razie, jeżeli nie wiemy, jak samodzielnie zorganizować się w działaniu, jest to więc opcja, która może ułatwić nam to zadanie.
Zarządzanie ryzykiem opóźnień płatności
Analiza historii płatności najemcy
Aby móc uniknąć omawianej wyżej ścieżki postępowania i wejścia na drogę sądową dobrze byłoby odpowiednio wcześniej wyłapywać niepokojące symptomy kryzysowe. Analiza historii płatności najemcy oraz ogólnych jego zachowań (np. relacji z sąsiadami bądź współlokatorami) może pomóc w wychwyceniu takiego momentu. To, co również warto monitorować to: sposób komunikacji (rażące w niej opóźnienia lub całkowity jej brak), termin dokonywania wpłat (to, czy występują opóźnienia), skłonność reagowania na wysyłane komunikaty, w tym te, gdzie w grę weszła miękka windykacja należności. Czymś nieoczywistym, acz także istotnym, może okazać się zgłaszany brak satysfakcji z wynajmowanego mieszkania wobec regularnie prowadzonego badania jakości usług.
Monitoring płatności czynszu – wdrażanie usprawnień
Aby utrzymać opłacalność zarządzania najmem, a w tym lepiej i szybciej dostrzegać niepokojące sygnały, możliwe, że dobrze byłoby ciut inaczej spojrzeć na analizę zachowań lokatorów. W tym aspekcie całkiem przydatne może okazać się wykorzystanie AI, np. w predykcyjnym przewidywaniu ryzyka związanego z działaniami najemców. Monitoring płatności czynszu, stylu i sposobu komunikacji, zachowań ogólnych i w podbramkowych sytuacjach daje bowiem pewien obraz schematów postępowania. Można więc włączyć ów do analizy i wykorzystania przez sztuczną inteligencję w danym zakresie. Oczywiście jest to opcja, póki co, mocno wybiegająca w futurystyczną przyszłość. Jednak, biorąc pod uwagę szybkość i skalę absorpcji tego rozwiązania w obecnych czasach w wielu formach i rynkach, komunikacja z zalegającym najemcą może nie być za niedaleki czas problemem, z którym trzeba będzie się borykać.