O ile obsługa najmu to szereg powtarzalnych czynności, tak z reguły, jeśli stanowi część większego portfela inwestycyjnego nie jest ujęciem, które chętnie podejmuje się samemu.
Jak więc wobec tego zoptymalizować kwestie organizacyjne, aby uwolnić się od wszelkiej operacyjności?
Automatyzacja procesów, czyli obsługa najmu przy pomocy dedykowanych systemów
To uda się zrobić w ramach specjalistycznych narzędzi typu CRM. A więc instrumentów wspomagających realizację cyklicznych zadań związanych z obsługą klienta i aspektami dotykającymi elementów zarządzania.
To w kontekście posiadania wielu mieszkań inwestycyjnych oznacza, iż aby obsługa najmu odbywała się sprawnie, z pomocą danego lub pokrewnego oprogramowania można całkowicie zautomatyzować takie ujęcia jak:
- podpisywanie umów, to uda się przeprowadzić zdalnie za pomocą tzw. podpisu kwalifikowanego;
- ewidencjonowanie płatności oraz fakturowanie;
- obsługa komunikacji z lokatorami, dzięki dedykowanemu messengerowi lub opcji chatu;
- wszelkie zgłoszenia usterek, napraw, wniosków lub innego typu oficjalnych zapytań mieszkańców.
Narzędzia danego rodzaju posiadają również wbudowaną funkcję powiadomień alarmujących w razie opóźnień w płatnościach. Przypominają też o konieczności wniesienia odpowiednich opłat.
Można je więc wykorzystać jako element odciążający.
Wprowadź system samoobsługi poprzez stronę internetową
Innym dodatkowym lub zamiennym sposobem jest implementacja oraz udostępnienie odpowiednich funkcjonalności w obrębie własnej platformy internetowej.
Obsługa najmu w taki sposób jest oczywiście rozwiązaniem relatywnie droższym do pierwszego, acz pozwala na:
- wirtualną obsługę płatności i zarządzanie nimi wraz z fakturowaniem;
- utworzenie tzw. systemu ticketów umożliwiającego kierowanie próśb lub dokonywania zgłoszeń przez najemców, np. w kwestii awarii w lokalu;
- zbudowanie systemu aplikacyjnego służącego do umawiania spotkań z zainteresowanymi mieszkaniem oraz wnioskowania o najem;
- stworzenie przestrzeni informacyjnej dla mieszkańców, gdzie mogą uzyskać dostęp do szczegółów tyczących się terminów płatności, ważności umów, stanu ich aplikacji, czy powiadomień ze strony właściciela lokum. Miejsce to można także spożytkować celem uwzględnienia podpisanych przez najemcę dokumentów, czy zamieszczenia regulaminów użytkowania nieruchomości.
Walorów tego ujęcia jest de facto więcej niż w przypadku pierwszego podejścia. Choćby dlatego, że własna strona internetowa to dobra trampolina, zwłaszcza w kwestii promocji.
Wykorzystaj zasoby organizacyjne specjalizującej się w rynku firmy – obsługa najmu przez zewnętrzny aparat zarządzający
Jakkolwiek oba wspomniane narzędzia zapewniają odpowiednią automatyzację, uwalniając od powtarzalnych procesów. O tyle nie pokrywają wszystkich niezbędnych aspektów. Tak, aby obsługa najmu niosła ze sobą bezpieczeństwo i uwzględniała niezbędne czynniki prawne.
Firma zarządzająca najmem jest tu więc rodzajem pomostu łączącym oba te ujęcia, uwzględniającym dodatkowo kwestię:
- selekcji najemców oraz weryfikację ich wypłacalności i wiarygodności finansowej;
- opracowania odpowiednio brzmiących umów zgodnych z obowiązującym prawem, a zabezpieczających właściciela nieruchomości;
- obsługi zapytań, problemów, transakcji, napraw, ewentualnych nieścisłości lub możliwych konfliktów, a w tym przeprowadzenia procesu windykacji.
Można więc uznać, iż o ile obsługa najmu z pomocą narzędzi do automatyzacji zapewni nam stosowny poziom wolności od wykonywanych czynności. Tak, jeśli prócz spokoju i beztroski w tym zakresie, liczymy na bezproblemowość i płynność zysków, zabezpieczenie się wprawną, acz ludzką ręką jest dobrze uzasadnioną myślą.