Opiekun mieszkania vs. infolinia. Jak wygląda komunikacja z In Harbor na co dzień?
Zastanawiasz się, jak wygląda obsługa wynajmu mieszkań przez profesjonalnego partnera? Jeżeli obawiasz się, że współpraca z większym podmiotem, np. In Harbor, będzie oznaczała brak „kontaktu z człowiekiem” – uspokajamy! Doskonale rozumiemy, że właściciele lokali oczekują od nas perfekcyjnej organizacji obsługi lokatorów i kontaktu, który odbywa się „po ludzku”, a nie wyłącznie przez system. Zobacz, jak łączymy te cechy, aby zadbać o komfort naszych Klientów.
Zarządzanie najmem: system i człowiek
Obsługa wynajmu mieszkań wiąże się z wieloma obowiązkami i ma dwa aspekty.
Z jednej strony są formalności. Umowy do zawarcia i pilnowania, polisy do odnowienia, rozliczenia mediów do zaksięgowania, przeglądy techniczne, które trzeba zlecić… Do tego dochodzą kwestie takie jak waloryzacja czynszu czy wypowiedzenie umowy najmu – każda z nich wymaga precyzji i odpowiedniego wyczucia czasu. Niedopełnienie terminu może sporo kosztować, więc należy zadbać o uporządkowanie dokumentacji i pełną kontrolę nad nią.
Z drugiej strony pojawiają się relacje. Właściciel, który powierza lokal profesjonalnemu podmiotowi, nie chce być odsunięty od informacji o tym, co się w nim dzieje. Musi wiedzieć, że ktoś trzyma rękę na pulsie i że w razie pytań może po prostu zadzwonić do konkretnej osoby – nie do automatycznej infolinii obsługiwanej przez bota AI. Tego samego potrzebują najemcy. Czują się bezpieczniej, gdy wiedzą, do kogo się zwrócić, kiedy pęknie rura albo przestanie działać ogrzewanie.
Właśnie dlatego w In Harbor postawiliśmy na model, który łączy oba te światy: zautomatyzowany system do zarządzania liczbami i terminami oraz dedykowanego Opiekuna, który dba o relacje i codzienną komunikację.
System zarządzania najmem – liczby i formalności pod kontrolą
W In Harbor korzystamy z dedykowanego oprogramowania, które automatyzuje te obszary związane z obsługą wynajmu mieszkań, w których ludzki błąd jest najbardziej kosztowny. Czyli jakie?
System przede wszystkim dopasowuje wpływające przelewy do konkretnych najemców – jeśli kwota się nie zgadza lub płatność jest spóźniona, od razu widzimy rozbieżność i możemy zadziałać. Oprogramowanie pilnuje też dat zakończenia umów i terminów przeglądów technicznych oraz generuje rozliczenia zużycia mediów i sygnalizuje zbliżające się terminy odnowienia polis.
Dzięki temu żaden termin nie umyka uwadze, żadna faktura nie pozostaje zapomniana. Zarządzanie najmem opieramy więc na danych, które łatwo zweryfikować. Na tym fundamencie budujemy dalszą obsługę.
Administrator nieruchomości – kontakt dla właścicieli i lokatorów
Oprogramowanie świetnie radzi sobie z liczbami i dokumentami, jednak nie zapewni kontroli nad sytuacjami, w których trzeba wysłuchać, ocenić kontekst i podjąć decyzję „tu i teraz”. Dlatego do każdego lokalu przypisujemy Opiekuna – konkretną osobę, którą zna zarówno właściciel mieszkania, jak i lokator. Jest on swoistym „punktem kontaktu” dla obu stron i osobą, która zajmuje się komunikacją.
Współpraca Opiekuna z właścicielem
Dla właściciela obecność Opiekuna oznacza przede wszystkim odciążenie. Dlaczego?
Kiedy o godzinie 22:00 w niedzielę w mieszkaniu nastąpi awaria, to nie Twój telefon zadzwoni. Lokator skontaktuje się z Opiekunem, który oceni sytuację, w razie potrzeby wezwie serwis i dopiero potem poinformuje Ciebie o rozwiązaniu. Otrzymasz pełną informację: co się stało, jakie kroki podjęto i co to oznacza. Jeśli sprawa jest drobna, dowiesz się o niej z comiesięcznego raportu.
Chcesz wiedzieć, co się dzieje na bieżąco? Piszesz lub dzwonisz do Opiekuna – po drugiej stronie jest osoba, która zna Twoje lokale.
Wsparcie Opiekuna dla lokatorów
Dla najemcy obecność Opiekuna oznacza poczucie, że ktoś po prostu czuwa nad jego sprawami, np. zgłoszenie usterki nie zginie w skrzynce mailowej. Opiekun reaguje, przekazuje informację zwrotną i pilnuje rozwiązania sprawy.
To buduje zaufanie – a najemca, który czuje się dobrze obsłużony, chętniej przedłuża umowę. Dla Ciebie oznacza to ciągłość najmu i mniejsze ryzyko przestojów.
Opiekun to też Twoje „oczy i uszy” w terenie. Zna lokatorów, wie, jak dbają o mieszkanie, i potrafi wyczuć problemy, zanim się nawarstwią.