Jakkolwiek dla zrzeszenia właścicieli lokali niekoniecznie musi to być oczywista wiedza, acz zarówno zarząd, jak i zarządca wspólnoty mieszkaniowej, jeśli prowadzą działania na rzecz obsługi nieruchomości, muszą przynajmniej raz w roku przedstawić sprawozdanie z szeregu czynności przez siebie wykonanych. A w tym rozliczenie z tytułu poniesionych kosztów, wydatków, podatków lub innych, dodatkowych opłat.
Jak więc skontrolować pracę tych jednostek?
Zarządca wspólnoty mieszkaniowej – sposób weryfikacji prowadzonych działań
Jak wynika z ustawy o własności lokali z 24 czerwca 1994 r., zarówno zarząd, jak i zarządca wspólnoty mieszkaniowej, aby w ogóle móc prowadzić prace administracyjne na rzecz nieruchomości i lokatorów, muszą uzyskać zgodę tych ostatnich na przyjęcie rocznego planu gospodarczego. Czyli przewidywalnego bilansu wydatków oraz przychodów przeznaczonych na działania operacyjne, mające pokryć roczne koszty obsługi nieruchomości.
Zgoda ta powinna zostać ustanowiona wobec przyjęcia odpowiedniej uchwały, przegłosowanej przez właścicieli lokali na corocznym, obowiązkowym zebraniu. Te z kolei zarząd lub zarządca wspólnoty mieszkaniowej muszą zwołać najpóźniej do końca pierwszego kwartału każdego roku.
Na tym samym zgromadzeniu obie jednostki organizacyjne powinny również przedstawić sprawozdanie ze swoich działań.
W szczególności dotyczące zakresu podjętych czynności oraz bilansu finansowego na rzecz utrzymania i prowadzenia nieruchomości.
Zarządca wspólnoty mieszkaniowej – jakie punkty musi zawierać sprawozdanie przedstawiane lokatorom?
W ramach ustaleń z ww. ustawy, aby prezentowany na zebraniu dokument spełniał jej założenia, powinien obejmować wyszczególnienia dotyczące:
- wydatków na poczet remontów oraz prac konserwacyjnych;
- opłat związanych z dostarczaniem mediów, takich jak woda, energia elektryczna, ogrzewanie bądź gaz. A także tych odnoszących się do eksploatacji windy, czy za antenę zbiorczą;
- kosztów na ubezpieczenia i z tytułu podatków oraz innych danin publicznych (chyba że ponoszą je sami właściciele);
- nakładów na utrzymanie porządku oraz czystości w budynku;
- wynagrodzenia, jakie otrzymuje zarząd lub zarządca wspólnoty mieszkaniowej;
- innych źródeł pozyskiwania dochodu, np. wobec prowadzenia wynajmu niektórych lokali pod działalność handlową lub usługową.
Wszystkie wymienione aspekty służą uzyskaniu przez oba ww. podmioty tzw. Absolutorium. To jest: swoistego wotum zaufania dla dalszej ich pracy. A które zostaje poprzedzone zgodnością zaprezentowanych obrachunków z faktycznym zapotrzebowaniem nieruchomości, zrealizowanym w danym roku.
Można więc przyjąć, że jeśli mamy wątpliwości wobec tego, jak zarząd lub zarządca wspólnoty mieszkaniowej piastuje dane stanowisko, nie jesteśmy pozbawieni wpływu i kontroli. A szansę na rozliczenie wskazanych jednostek mamy również wtedy, gdy coroczne, obowiązkowe zebranie nie zostanie przez nie zwołane. Jako że w takiej sytuacji, zgodnie z prawem, możemy ustanowić je sami.
