Niezależnie od tego, że zarządzanie wspólnotą mieszkaniową staje się obowiązkiem lokatorów w chwili, w której w nieruchomości wyodrębniono więcej niż trzy lokale. Co obliguje mieszkańców do powołania do tego celu odpowiedniego zarządu. Tak, o ile utworzenie takiego organu jest odgórne i obarczone prawną koniecznością, nie oznacza, że w bloku lub apartamentowcu znajdą się osoby, które temu zadaniu sprostają.
Jak więc poradzić sobie z prowadzeniem zamieszkałej nieruchomości?
Zarządzanie wspólnotą mieszkaniową – sposób obsługi obiektu
Jakkolwiek zgodnie z obowiązującymi przepisami i ww. zależnością, wybór zarządu staje się niezbędnością, o tyle trzymanie pieczy nad budynkiem można sprawować dwojako. To znaczy:
- poprzez wewnętrzny zarząd, który będzie obsługiwać nieruchomość bezpośrednio;
- delegowanie tego zadania zewnętrznemu podmiotowi lub jednostce organizacyjnej.
W pierwszym wypadku zarządzanie wspólnotą mieszkaniową jest realizowane przez jedną wyznaczoną w drodze głosowania osobę fizyczną.
Tudzież całość obowiązków bierze na siebie większa grupa jednostek. W czasie gdy w drugiej sytuacji wszelkie działania organizacyjne zleca się odrębnej osobie prawnej lub fizycznej na mocy aktu notarialnego i wydanego pełnomocnictwa.
Zarządzanie wspólnotą mieszkaniową bezpośrednio a powierzenie obsługi zewnętrznej jednostce organizacyjnej
Różnica w działaniu obu organów polega na: „głębokości” i skali ingerencji w istniejący status obiektu, czy czynności z nim związanych. Na przykład wyznaczona jednostka organizacyjna nie może bez odpowiedniej uchwały, przegłosowanej przez wspólnotę, dokonać podziału lub przebudowy nieruchomości. W czasie gdy z powodzeniem weźmie na siebie:
- kwestie organizacyjne (obsługę lokatorów i ich zapytań, przygotowywanie i wydawanie dokumentów, przekazywanie informacji, aranżowanie spotkań wspólnoty, przeprowadzanie głosowań);
- obsługę prawną (zabezpieczenie wszelkich działań od strony zgodności z przepisami, np. tworzonych umów, uchwał lub regulaminów. A także reprezentowanie interesów wspólnoty przed zewnętrznymi podmiotami);
- obsługę księgową i ewidencyjną (prowadzenie rozliczeń z mieszkańcami oraz dostawcami mediów, realizowanie bilansów i sprawozdań finansowych);
- obsługę techniczną (weryfikowanie stanu budynku i dostarczanie serwisów odpowiedzialnych za sprzątanie, konserwację oraz remonty).
Zarządzanie wspólnotą mieszkaniową przez dany podmiot jest więc operacją mającą na celu realizację aspektów koniecznych do należytego funkcjonowania nieruchomości. O ile zatem wybrany zarząd tworzą przeważnie zwykli lokatorzy, a nie wyspecjalizowane w kwestiach organizacyjnych i prawnych jednostki, powołanie do obsługi obiektu tzw. zewnętrznego zarządcy jest w pełni uzasadnioną opcją.