Jakkolwiek istnieje ustanowienie wskazujące, że o ile obsługa najmu jest wykonywana przez osobę fizyczną (mamy np. jedno mieszkanie i nie prowadzimy działalności gospodarczej), to wówczas RODO nie obowiązuje. Jednak już powierzenie danych najemców firmie realizującej za nas to zadanie łamie tę regułę.
Jak więc wygląda kwestia wdrożenia RODO i kiedy jest niezbędne?
Obsługa najmu – czym jest RODO i kogo dotyczy?
RODO, czyli spolszczona nazwa unijnego aktu prawnego (GDPR), regulującego kwestię ochrony danych osobowych w UE zostało wdrożone w maju 2018 roku. W myśl uchwalonego rozporządzenia każdy podmiot wykonujący jakiekolwiek operacje na informacjach wrażliwych osoby fizycznej potrzebuje na to jej zgody. Co skutkuje szeregiem wymagań, które musi spełnić podmiot lub firma dysponująca takim zasobem.
Chodzi tu m.in. o:
- określenie administratora danych, a niekiedy również inspektora tychże;
- realizację obowiązku informacyjnego wobec celów przetwarzania danych, ich dodatkowych odbiorców (np. jeśli zlecamy księgowość), okresu przechowywania i innych ujęć (np. profilowania).
Kogo RODO nie dotyczy, czyli kiedy obsługa najmu nie ma charakteru zawodowego
Zgodnie z wymienionym aktem, jeśli przetwarzanie danych wynika z działań o charakterze domowym/osobistym, nie może być mowy o stosowaniu RODO. Oznacza to, że o ile wszelkie zadania wykonujemy sami (obsługa najmu nie jest zlecana podmiotom zewnętrznym), nie musimy zaprzątać sobie tym głowy. Jednak trzeba pamiętać, że reguła ta obowiązuje tylko przy najmie długoterminowym. Regularne udostępnianie lokum wielu gościom, np. przez platformy typu Booking, na krótkie okresy, zmienia postać rzeczy. Co w tym wypadku zobowiązuje nas do przestrzegania tych założeń.
Co stanowi podstawę przetwarzania danych, gdy w grę wchodzi obsługa najmu?
Aby móc realizować określone działania na wrażliwych informacjach klientów w większości wypadków będzie potrzebna zgoda na ich przetwarzanie. Jednak jako wynajmujący jesteśmy trochę uprzywilejowani. A to dlatego, że obsługa najmu z góry wymaga posiadania danych osobowych lokatorów. Stanowi to więc podstawę przetwarzania (celem wykonania umowy), o co nie musimy szczególnie zabiegać.
Wśród dwóch innych ujęć, które pełnią podobną funkcję, znajdziemy również realizację obowiązków prawnych przez administratora (np. wystawienie faktury). A także uzasadniony interes (przechowywanie danych do chwili przedawnienia się możliwych roszczeń).
Obsługa najmu a dodatkowe cele przetwarzania – jak uzyskać zgodę najemcy na osobne działania?
Gdy chcemy mieć jednak możliwość realizacji innych operacji (np. prezentacji oferty przedłużenia umowy najmu na kolejny rok), zgoda będzie konieczna. Możemy ją wszak zebrać, uwzględniając w osobnym załączniku dotyczącym RODO, a dopinanym do umowy, odpowiednie cele i podstawy przetwarzania. A tak przygotowany dokument dać finalnie najemcy do podpisania.
Niemniej, jeśli już gromadzimy i procesujemy uzyskane informacje, a także przekazujemy je dalej, np. dostawcy newsletterów, należy pamiętać, że musimy odznaczyć komu i dlaczego powierzamy te zasoby. Listę tych podmiotów również trzeba w takim wypadku zawrzeć we wspomnianym dokumencie i umowie.