Jakkolwiek zarządzanie wynajmem to niekoniecznie zbiór skomplikowanych czynności, tak ich mnogość i powtarzalność nie musi napawać optymizmem.
Jak więc obejść szereg cyklicznie i stale wykonywanych zadań, aby uwolnić własny czas i zasoby?
Zarządzanie wynajmem – automatyzacja procesów i tworzenie procedur
Współczesna technologia AI, jakkolwiek raczkująca, pomaga już właścicielom nieruchomości na bardzo wczesnym etapie pracy przy przygotowywaniu ogłoszeń i ofert. A także szablonów odpowiedzi e-mailowych, FAQ czy prezentacji. Jednak, o ile zarządzanie wynajmem nie ogranicza się tylko do pierwszego wrażenia i niezbędnej ku temu komunikacji, do automatyzacji procesów w tym zakresie wykorzystamy:
- dedykowane systemy do zarządzania nieruchomościami;
- programy CRM;
- aplikacje mobilne, zarówno dla wynajmujących, jak i najemców.
Zarządzanie wynajmem a automatyzacja procesów – wstępna obsługa zainteresowanych
Wśród wielu zalet pierwszej z powyższych opcji – specjalistycznego oprogramowania do obsługi nieruchomości – znajdziemy m.in. możliwość weryfikacji kandydatów przez algorytmy sztucznej inteligencji. Co jest kolejnym po ogłoszeniach i wstępnej prezentacji zadaniem personelu przy wyborze odpowiedniego aplikanta. Jednocześnie uzyskamy także dostęp do narzędzi generujących szablony umów bądź aneksów. Automatyzacja procesów w tym ujęciu odbywa się poprzez zdefiniowanie i wprowadzenie określonych danych, na podstawie których system przygotuje te oraz inne dokumenty.
Zarządzanie wynajmem – automatyzacja procesów i kluczowych zadań w codziennej obsłudze najemców
Oczywiście, gdy oba te etapy zakończą się sukcesem, przyjdzie nam zmierzyć się z szeregiem ujęć, do których niekoniecznie musimy mieć smykałkę lub głowę.
Jednak i w tym wypadku, gdy chodzi o kompleksowe zarządzanie wynajmem, wspomniane wcześniej narzędzie pomoże. W szczególności w zakresie:
- organizacji powtarzalnych zadań, np. przy ustalaniu terminów prac konserwacyjnych i cyklicznych przypomnieniach o przeglądach instalacji;
- obsłudze dokumentacji i jej archiwizacji;
- komunikacji z najemcami, np. przez wbudowane komunikatory lub wysyłkę zautomatyzowanych wiadomości;
- rozliczeń i windykacji. System w razie potrzeby (np. wobec opóźnień w płatnościach) może sam wysyłać i generować wezwania do zapłaty. A także sporządzić raporty o zaległościach;
- wskaźników efektywności i rentowności najmu wobec tworzonych analiz;
- podatków i przygotowania odpowiednich deklaracji.
Zarządzanie wynajmem od strony najemcy, czyli automatyzacja procesów wobec wykorzystania aplikacji mobilnych
Ostatnim przydatnym narzędziem do obsługi nieruchomości jest oprogramowanie na telefon, skierowane do najemcy. Aplikacje mobilne instalowane na urządzeniu lokatora pozwalają mieć np. stały wgląd w historię płatności i jej automatyczne inkasowanie przy odpowiedniej integracji z bankami. Możliwe jest też pobieranie faktur czy zgłaszanie awarii. Najemca ma również dostęp do ich statusu.
Jeśli chcemy więc, aby zarządzanie wynajmem nie spoczywało w całości na naszych barkach i głowie, automatyzacja procesów w tym zakresie jest czymś, co z pewnością skutecznie nam pomoże.