Niezależnie od sytuacji, że obsługa wspólnot mieszkaniowych jest z reguły prowadzona przez wybraną grupę osób lub zarządcę, tak w przypadku działań wykraczających poza tzw. zwykły zarząd, konieczne staje się procedowanie zmian w obecności właścicieli mieszkań. A więc w ramach głosowania i ustanowionej uchwały.
Jakie sprawy i czynności wymagają więc odrębnego zebrania, aby mogły zostać wprowadzone?
Obsługa wspólnot mieszkaniowych – kiedy zarząd nie może decydować samodzielnie?
W skład czynności tzw. zwykłego zarządu wchodzą wszelkie operacje mające na celu bieżące funkcjonowanie wspólnoty i budynku. Zwłaszcza takie jak obsługa księgowa i administracyjna. Jednak bez uznania ze strony większości właścicieli lokali, zarząd (lub zarządca) nie może np.:
- określić własnego wynagrodzenia lub wysokości kosztów jego funkcjonowania;
- ustanowić rocznego planu gospodarczego;
- zawyrokować o innym przeznaczeniu części wspólnej nieruchomości;
- podzielić obiektu lub dokonać zakupu innego budynku.
Nie są to również wszystkie czynności wymagające uchwały, acz zwykła obsługa wspólnot mieszkaniowych to w istocie wszelkie te działania, które nie posiadają brzemiennego w skutkach wymiaru (np. podpisanie umowy z dostawą ciepła). Podczas gdy do tych większych spraw można w szczególności zaliczyć, np. operacje o zabarwieniu strategicznym (np. inwestycje lub przebudowy).
Obsługa wspólnot mieszkaniowych – jak wygląda proces przyjmowania uchwały?
Aby przeprowadzenie zmian było w ogóle możliwe konieczne jest głosowanie. A więc zebranie ponad 50% podpisów: „za”, które reprezentują właścicieli posiadających udziały w nieruchomości. W danym wypadku dopuszcza się możliwość głosowania w trzech odrębnych trybach, tj.:
- wobec stawiennictwa na zebraniu;
- indywidualnym;
- mieszanym.
Ten ostatni jest połączeniem pierwszego i drugiego. Jeśli więc na zgromadzeniu nie pojawiła się odpowiednia liczba uprawnionych osób, uniemożliwiając przyjęcie uchwały większością głosów, można rozważyć tryb indywidualny lub mieszany.
Ten pierwszy polega na kontakcie z właścicielami lokali, np. w ich domach. Lub w ramach wyrażenia swojego: „za” poprzez odpowiednią platformę internetową. W czasie gdy tryb mieszany zakłada uznanie części głosów oddanych na zgromadzeniu oraz zebranie reszty w sposób zindywidualizowany.
Co ciekawe, obsługa wspólnot mieszkaniowych w takim wypadku zakłada, że wyznaczone do zbierania głosów jednostki lub określony podmiot, nie muszą zapukać do wszystkich zainteresowanych osób. Gdyż, o ile uzyska się większość podpisów: „za”, można przerwać ich dalsze kompletowanie.