O ile zarządzanie wspólnotami z reguły obsługuje zarząd lub zarządca, a w tym zwołuje zebrania, o tyle w szczególnych wypadkach może tego również dokonać pojedynczy właściciel mieszkania.
Jak więc wygląda kwestia organizacji spotkań wspólnoty i kto może je ustanowić?
Zarządzanie wspólnotami – jak przebiega proces planowania zgromadzeń?
Aby zwołać zebranie członków, istnieją ku temu dwa oddzielne sposoby. To jest:
- poprzez zarząd lub zarządcę wspólnoty mieszkaniowej;
- w ramach wniosku złożonego przez właścicieli lokali, jeśli dysponują oni 1/10 udziałów w nieruchomości.
W pewnych przypadkach wspomnianej formalności może również dokonać wyłącznie jedna osoba. Założenia danego ujęcia spełnia np. sytuacja, gdzie zarząd lub zarządca nie zorganizował obowiązkowego, corocznego spotkania wspólnoty.
W praktyce, jeżeli zarządzanie wspólnotami sprawuje zarząd własny (złożony z właścicieli mieszkań), zwołuje on zebrania samodzielnie. To jest w ramach prowadzonych działań formalnych. Lub, jeśli część operacji delegowano i obsługuje je tzw. administrator, to wówczas on jest zobowiązany zorganizować takie spotkanie.
Analogicznie rzecz wygląda w kwestii zarządcy nieruchomości. A więc zewnętrznej firmy zajmującej się sprawami wspólnoty. W danym wypadku to ona ma uprawnienia do zwołania posiedzenia.
Zarządzanie wspólnotami a kwestie formalne, czyli jakie warunki należy spełnić, aby zwołać zebranie?
O ile w sytuacji, gdy zgromadzenie członków ma miejsce na wniosek właścicieli lokali, zarząd/zarządca będą zobowiązani do doprowadzenia do spotkania. O tyle samo zebranie wymaga także zachowania pewnych kwestii formalnych, aby można było doprowadzić je skutku. Chodzi tu w szczególnym wypadku o:
- wystosowanie odpowiedniego zawiadomienia do każdego właściciela lokalu o planowanym spotkaniu;
- określenie przynajmniej jednotygodniowego terminu przed jego zawiązaniem, aby skutecznie poinformować wszystkich zainteresowanych;
- przedstawienie w komunikacie przybliżonego zakresu spraw, które mają zostać omówione na zebraniu.
Jakkolwiek więc zarządzanie wspólnotami prowadzi zarząd lub zarządca, to sami właściciele lokalu również mogą doprowadzić do walnego spotkania. Trzeba jednak w takim wypadku pamiętać, aby wniosek o zebranie podpisały wszystkie uprawnione osoby. To jest, jeśli prawo do lokalu opiera się np. na współwłasności, muszą tego dokonać wszyscy współposiadający mieszkanie lokatorzy.