Autor: Marcin Kraczek

Przekazanie mieszkania firmie zarządzającej – czy musisz być w Poznaniu?

Zarządzanie najmem mieszkań a 3 konieczne umiejętności do prowadzenia nieruchomości.

Przekazanie mieszkania firmie zarządzającej – czy musisz być w Poznaniu?

Masz mieszkanie i szukasz wsparcia w zarządzaniu najmem w Poznaniu, ale przebywasz z dala od stolicy Wielkopolski? Jeżeli zdecydujesz się na współpracę ze sprawdzonym partnerem, takim jak In Harbor, wcale nie musisz się fatygować osobiście. Zobacz, jak skorzystać z naszych usług zdalnie i przekazać mieszkanie bez konieczności odbywania długiej podróży.

Zarządzanie najmem w Poznaniu – nie tylko stacjonarnie

Rynek nieruchomości od lat się zmienia, a razem z nim – profil właścicieli lokali. Coraz częściej zdarza się, że inwestor ma mieszkania w kilku miastach jednocześnie. Bywa też tak, że lokal w Poznaniu trafia do kogoś „z zewnątrz” – odziedziczony po członku rodziny, kupiony jako forma lokaty kapitału lub pozostały po przeprowadzce do innego regionu czy za granicę.

W każdym z tych przypadków pojawia się ten sam problem: mieszkanie stoi, a pieniądze, które mogłoby generować, uciekają. Tymczasem zaplanowanie podróży do Poznania – zwłaszcza z drugiego końca Polski lub z zagranicy – to nie zawsze prosta sprawa. Czasem zobowiązania nie pozwalają, ot tak, wyruszyć do Wielkopolski i dopełnić formalności.

Na szczęście istnieją rozwiązania prawne i logistyczne, które pozwalają załatwić formalności bez osobistej wizyty. Dla In Harbor obsługa wynajmu mieszkań na odległość to codzienność – mamy wypracowane procedury, które pozwalają sprawnie przejąć lokal, nawet jeśli właściciel nigdy nie pojawi się w naszym biurze.

Przekazanie obsługi wynajmu mieszkań – jak zrobić to zdalnie?

Cały proces przekazania obsługi wynajmu mieszkań da się zamknąć w kilku krokach. Żaden z nich nie wymaga Twojej fizycznej obecności w Poznaniu – wystarczą dobra organizacja i zaufany partner po drugiej stronie. Oto jak to wygląda.

Zawarcie umowy na administrację

Wszystko zaczyna się od rozmowy. Warunki ustalamy podczas wideokonferencji, a szczegóły doprecyzowujemy mailowo lub telefonicznie. Umowę i pełnomocnictwo przesyłamy ubezpieczonym kurierem – podpisujesz i odsyłasz. Bez pełnomocnictwa obsługa prawna mieszkań byłaby mocno ograniczona, dlatego to nasz pierwszy krok.

Przekazanie kluczy do lokali

Klucze również mogą dotrzeć do nas przesyłką kurierską. Pamiętaj, aby przesyłka była ubezpieczona, a klucze wysłane anonimowo (bez adresu, etykiet czy numeru lokalu w paczce). Jeśli wolisz, klucze może nam przekazać również ktoś z Twoich bliskich przebywający akurat w Poznaniu.

Inwentaryzacja i przejęcie

Mając klucze, zabezpieczamy Twoje interesy. Zanim przygotujemy lokal dla najemcy:

wykonujemy zdjęcia i materiał wideo;
spisujemy stany liczników (woda, prąd, gaz);
przeprowadzamy inwentaryzację wyposażenia.

Dzięki temu ewentualne rozliczenia szkód opierają się na twardych danych.

Regularne raporty – pełna kontrola bez podróży

Kiedy lokal jest już wynajęty, także nie musisz odwiedzać Poznania, żeby wiedzieć, co się w nim dzieje. Co miesiąc otrzymujesz od nas przejrzysty raport. Obejmuje on m.in. stan rozliczeń, informacje o najemcy i wszelkie istotne wydarzenia dotyczące lokalu.

Jeśli pojawi się coś pilnego – awaria, zaległość w płatnościach czy inna sprawa wymagająca Twojej decyzji – Opiekun skontaktuje się z Tobą od razu, niezależnie od terminu raportu. Otrzymasz także jeden zbiorczy przelew z pobranym czynszem, po odliczeniu kosztów naszej usługi. Dzięki temu nie musisz się obawiać ani ukrytych opłat, ani zamieszania z wieloma przelewami od różnych lokatorów.

Właśnie tak wygląda administracja mieszkań w Poznaniu prowadzona na odległość z In Harbor.

Opiekun mieszkania vs. infolinia. Jak wygląda komunikacja z In Harbor na co dzień?

Zarządzanie nieruchomościami na wynajem a nietypowe sposoby na budowanie dobrego wrażenia o ofercie.

Opiekun mieszkania vs. infolinia. Jak wygląda komunikacja z In Harbor na co dzień?

Zastanawiasz się, jak wygląda obsługa wynajmu mieszkań przez profesjonalnego partnera? Jeżeli obawiasz się, że współpraca z większym podmiotem, np. In Harbor, będzie oznaczała brak „kontaktu z człowiekiem” – uspokajamy! Doskonale rozumiemy, że właściciele lokali oczekują od nas perfekcyjnej organizacji obsługi lokatorów i kontaktu, który odbywa się „po ludzku”, a nie wyłącznie przez system. Zobacz, jak łączymy te cechy, aby zadbać o komfort naszych Klientów.

Zarządzanie najmem: system i człowiek

Obsługa wynajmu mieszkań wiąże się z wieloma obowiązkami i ma dwa aspekty.

Z jednej strony są formalności. Umowy do zawarcia i pilnowania, polisy do odnowienia, rozliczenia mediów do zaksięgowania, przeglądy techniczne, które trzeba zlecić… Do tego dochodzą kwestie takie jak waloryzacja czynszu czy wypowiedzenie umowy najmu – każda z nich wymaga precyzji i odpowiedniego wyczucia czasu. Niedopełnienie terminu może sporo kosztować, więc należy zadbać o uporządkowanie dokumentacji i pełną kontrolę nad nią.

Z drugiej strony pojawiają się relacje. Właściciel, który powierza lokal profesjonalnemu podmiotowi, nie chce być odsunięty od informacji o tym, co się w nim dzieje. Musi wiedzieć, że ktoś trzyma rękę na pulsie i że w razie pytań może po prostu zadzwonić do konkretnej osoby – nie do automatycznej infolinii obsługiwanej przez bota AI. Tego samego potrzebują najemcy. Czują się bezpieczniej, gdy wiedzą, do kogo się zwrócić, kiedy pęknie rura albo przestanie działać ogrzewanie.

Właśnie dlatego w In Harbor postawiliśmy na model, który łączy oba te światy: zautomatyzowany system do zarządzania liczbami i terminami oraz dedykowanego Opiekuna, który dba o relacje i codzienną komunikację.

System zarządzania najmem – liczby i formalności pod kontrolą

W In Harbor korzystamy z dedykowanego oprogramowania, które automatyzuje te obszary związane z obsługą wynajmu mieszkań, w których ludzki błąd jest najbardziej kosztowny. Czyli jakie?

System przede wszystkim dopasowuje wpływające przelewy do konkretnych najemców – jeśli kwota się nie zgadza lub płatność jest spóźniona, od razu widzimy rozbieżność i możemy zadziałać. Oprogramowanie pilnuje też dat zakończenia umów i terminów przeglądów technicznych oraz generuje rozliczenia zużycia mediów i sygnalizuje zbliżające się terminy odnowienia polis.

Dzięki temu żaden termin nie umyka uwadze, żadna faktura nie pozostaje zapomniana. Zarządzanie najmem opieramy więc na danych, które łatwo zweryfikować. Na tym fundamencie budujemy dalszą obsługę.

Administrator nieruchomości – kontakt dla właścicieli i lokatorów

Oprogramowanie świetnie radzi sobie z liczbami i dokumentami, jednak nie zapewni kontroli nad sytuacjami, w których trzeba wysłuchać, ocenić kontekst i podjąć decyzję „tu i teraz”. Dlatego do każdego lokalu przypisujemy Opiekuna – konkretną osobę, którą zna zarówno właściciel mieszkania, jak i lokator. Jest on swoistym „punktem kontaktu” dla obu stron i osobą, która zajmuje się komunikacją.

Współpraca Opiekuna z właścicielem

Dla właściciela obecność Opiekuna oznacza przede wszystkim odciążenie. Dlaczego?

Kiedy o godzinie 22:00 w niedzielę w mieszkaniu nastąpi awaria, to nie Twój telefon zadzwoni. Lokator skontaktuje się z Opiekunem, który oceni sytuację, w razie potrzeby wezwie serwis i dopiero potem poinformuje Ciebie o rozwiązaniu. Otrzymasz pełną informację: co się stało, jakie kroki podjęto i co to oznacza. Jeśli sprawa jest drobna, dowiesz się o niej z comiesięcznego raportu.

Chcesz wiedzieć, co się dzieje na bieżąco? Piszesz lub dzwonisz do Opiekuna – po drugiej stronie jest osoba, która zna Twoje lokale.

Wsparcie Opiekuna dla lokatorów

Dla najemcy obecność Opiekuna oznacza poczucie, że ktoś po prostu czuwa nad jego sprawami, np. zgłoszenie usterki nie zginie w skrzynce mailowej. Opiekun reaguje, przekazuje informację zwrotną i pilnuje rozwiązania sprawy.

To buduje zaufanie – a najemca, który czuje się dobrze obsłużony, chętniej przedłuża umowę. Dla Ciebie oznacza to ciągłość najmu i mniejsze ryzyko przestojów.

Opiekun to też Twoje „oczy i uszy” w terenie. Zna lokatorów, wie, jak dbają o mieszkanie, i potrafi wyczuć problemy, zanim się nawarstwią.

Dlaczego Excel to za mało? Jakie systemy wykorzystujemy do zarządzania Twoim najmem?

Zarządca budynku — jak dokonać jego zmiany?

Dlaczego Excel to za mało? Jakie systemy wykorzystujemy do zarządzania Twoim najmem?

Obsługa wynajmu mieszkań to w teorii proste zadanie. Kilka rachunków do opłacenia każdego miesiąca, dopilnowanie terminów umów, polis ubezpieczeniowych, przeglądów technicznych… kiedy zacznie się wyliczać obowiązki związane z zarządzaniem najmem, okazuje się, że to znacznie większe wyzwanie. Właśnie dlatego In Harbor nie pracuje w arkuszu Excel. Zobacz, jakie systemy wykorzystujemy, aby zadbać o interesy właścicieli mieszkań.

Excel nie wystarcza do obsługi mieszkań. Zobacz dlaczego!

Excel może się dziś sprawdzić np. przy domowym budżecie, prostych zestawieniach wydatków czy jednorazowych obliczeniach. Problem pojawia się wtedy, gdy skala zadań zaczyna rosnąć, a od dokładności danych zależy Twoje bezpieczeństwo finansowe.

Nawet przy zastosowaniu makr i formuł arkusz pozostaje narzędziem, które wymaga ręcznego wprowadzania informacji. Każda komórka to potencjalne miejsce na literówkę, przestawioną cyfrę albo nieaktualną datę. Przy jednym mieszkaniu takie pomyłki da się wyłapać. Ale przy pięciu? Dziesięciu? Trzydziestu? To prosta droga do poważnych problemów dla klientów.

Wyobraź sobie firmę, która zajmuje się obsługą nieruchomości w Poznaniu i ma pod opieką 100 lokali. Za każdym z nich „stoi” ogrom dokumentów oraz zobowiązań – osobna umowa najmu, indywidualna polisa ubezpieczeniowa, odrębne rozliczenia mediów i cykliczne przeglądy techniczne. W Excelu to setki wierszy, dziesiątki zakładek i… żadnego automatycznego przypomnienia o zbliżającym się terminie.

Co się dzieje, gdy coś umknie? Konsekwencje potrafią być bardzo bolesne! Przykładowo:

przegapiony termin wypowiedzenia umowy najmu może oznaczać, że zobowiązanie przedłuży się automatycznie – czasem na warunkach, które nie są już korzystne dla właściciela;
wygaśnie polisa OC, co stwarza ryzyko, że w razie szkody wyrządzonej przez lokatora koszty naprawy spadają wprost na Ciebie;
pominięty przegląd gazowy czy elektryczny oznacza zagrożenie bezpieczeństwa, ale też potencjalną odpowiedzialność prawną, gdyby doszło do poważnej awarii – zgodnie z przepisami to właściciel odpowiada za stan techniczny lokalu;
nieprawidłowe rozliczenie mediów generuje zaległości, które mogą się nawarstwiać miesiącami, zanim ktokolwiek je zauważy.

Skutek? Dodatkowe, niepotrzebne wydatki, utracone szanse na zysk oraz czasochłonne problemy prawne, które mogą kosztować wiele stresu i energii.

Excel nie dopilnuje terminów – nie wyśle powiadomienia, nie zweryfikuje spójności danych i nie dopasuje wpływającego przelewu do konkretnego najemcy. A im więcej mieszkań w portfelu, tym większa szansa, że coś „wpadnie między wiersze” – dosłownie. Dlatego doświadczeni zarządcy nieruchomościami, jak In Harbor, sięgają po zaawansowane rozwiązania IT, które ograniczają ryzyko do absolutnego minimum.

Nowoczesne zarządzanie najmem – w czym pomaga dedykowane oprogramowanie?

In Harbor podchodzi do zarządzania najmem w Poznaniu i okolicach z pełną odpowiedzialnością. Skoro właściciele powierzają nam swoje lokale i oczekują stabilnego dochodu pasywnego, nie możemy pozwolić sobie na pracę w oparciu o narzędzia, które nie nadążają za skalą operacji. Korzystamy więc z dedykowanego oprogramowania – stworzonego z myślą o profesjonalnej obsłudze wynajmu mieszkań.

Co konkretnie robi nasz system? Najprościej to wyjaśnić na trzech obszarach, które właścicielom mieszkań sprawiają najwięcej problemów.

Pilnowanie płatności

Oprogramowanie stosowane przez In Harbor automatycznie dopasowuje wpływające przelewy od najemców. Jeśli ktoś wpłaci inną kwotę lub spóźni się z przelewem, system natychmiast to sygnalizuje. Lokator dostaje wiadomość, a my szybko reagujemy.

Monitorowanie umów

Z odpowiednim wyprzedzeniem wiemy, kiedy dana umowa wygasa. Przypomnienia generują się automatycznie – nie ma tu miejsca na ludzki błąd. Dzięki temu zarządzanie lokalami odbywa się bez niepotrzebnych przestojów.

Rozliczenia liczników

Oprogramowanie śledzi zużycie prądu, gazu czy wody i automatycznie generuje rozliczenia dla każdego lokalu. Koniec z szacowaniem „na oko”. Właściciel otrzymuje przejrzyste zestawienie, a najemca uczciwe rozliczenie.

Nasz system „działa w tle”, tzn. zbiera dane, porządkuje je i sygnalizuje wszystko, co wymaga uwagi. Ty dostajesz gotowe raporty i regularny przelew – bez konieczności śledzenia setek szczegółów związanych z wynajmem. Właśnie tak powinna wyglądać profesjonalna obsługa wynajmu mieszkań: sprawnie i z zachowaniem precyzji, której nie zapewni żaden arkusz kalkulacyjny.

Prowadzenie mieszkania a remont zabytkowej kamienicy – współpraca z konserwatorem

Prowadzenie mieszkania w zabytkowej kamienicy a remont – o czym należy wiedzieć?

Według oficjalnych danych, w Poznaniu znajduje się ok. 400 historycznie istotnych kamienic, jak więc odnowić daną nieruchomość, gdy tyczy się nas prowadzenie mieszkania na wynajem w tego rodzaju lokalu?

Prowadzenie mieszkania w chronionej prawnie kamienicy – jakie formalności trzeba spełnić, aby móc przeprowadzić remont?

W odróżnieniu od standardowego budynku, nieinwazyjne prace renowacyjne nie wymagają szczególnych zezwoleń, jednak w przypadku obiektów wpisanych do rejestru zabytków każda zmiana niesie za sobą konieczność uzyskania na nią zgody odpowiedniego urzędu.

Gdy chodzi więc o prowadzenie mieszkania w zabytkowej kamienicy oraz jej wyremontowanie musimy posiadać:

pozwolenie na prowadzenie robót budowlanych;
pozwolenie na budowę.

Prowadzenie mieszkania w zabytkowej kamienicy a remont - jakie wymogi trzeba spełnić?

To pierwsze można uzyskać po złożeniu na ręce właściwego dla danego rejonu konserwatora zabytków wniosku. Trzeba jednak go uzupełnić o projekt architektoniczny i program robót. A także ująć w całości dokładną dokumentację fotograficzną, w tym z rzutami stanu obecnego i symulowanym wyglądem „po”.

Remont i prowadzenie mieszkania w zabytkowej kamienicy – możliwe trudności i przeszkody

Oprócz opóźnień w uzyskaniu decyzji urzędu (standardowo organ ma na to 30 dni), możemy spotkać się również z szeregiem restrykcji. W szczególności tych dotyczących sposobu organizacji remontu – jego zakresu i wymiaru – kwalifikacji osób nadzorujących proces czy materiałów użytych do renowacji.

Wśród kilku innych ujęć, gdy chodzi o działania remontowe i prowadzenie mieszkania w chronionej kamienicy, które należy każdorazowo zgłaszać konserwatorowi zabytków, znajdują się także takie aspekty jak:

Prowadzenie mieszkania na wynajem - jakie są potencjalne niedogodności przy remoncie zabytkowej kamienicy?

bieżące informowanie o aktualnym stanie prowadzonych robót (w szczególności ich rozpoczęcie i zakończenie);
raportowanie o zagrożeniach lub nieprzewidzianych okolicznościach, które mogą wystąpić w ramach renowacji;
finalizacja poszczególnych etapów prac.

Prowadzenie mieszkania w zabytkowej kamienicy – aspekty, o których trzeba wiedzieć przy przeprowadzaniu remontu

Jakkolwiek na papierze nadzór konserwatora zabytków nad całym procesem zmian nie brzmi szczególnie złowieszczo, to musimy pamiętać, że ma on za zadanie utrzymać historyczną wartość odnawianego obiektu. Z tego też względu może np. wnosić o wykorzystanie określonych materiałów. Choćby takich jak drewno dębowe, cegła klinkierowa czy wapno do zapraw.

Musimy więc mieć na uwadze, że gdy dotyczy nas prowadzenie mieszkania w zabytkowej kamienicy, a chcemy zrealizować w niej remont, to proces ten może wiązać się z większymi restrykcjami. W szczególności w kwestii możliwości dobierania surowców czy samej aranżacji. Typowe prace remontowe w tego typu budynkach to bowiem demontaż tynków i użytek ich renowacyjnych odpowiedników. A także impregnowanie cegły oraz rekonstruowanie sztukaterii.

Jeśli potrzebujesz pomocy przy obsłudze nietypowych nieruchomości, zobacz, jak otrzymać odpowiednie wsparcie i zdjąć z barków ciężar napotykanych trudności:

Zarządzanie najmem

Obsługa techniczna mieszkania na wynajem a konserwacje sezonowe – checklista

Obsługa techniczna mieszkania na wynajem — jak zaplanować sezonową inspekcję lokalu?

Chociaż obsługa techniczna mieszkania na wynajem może kojarzyć się jako wymagająca gatunkowo, tak bywają aspekty, które, choć weryfikuje się cyklicznie, noszą znamiona pobocznych ujęć.

Jakie elementy należy więc sprawdzać okresowo, aby zagwarantować najemcom funkcjonalność i bezpieczeństwo użytkowania lokalu?

Obsługa techniczna mieszkania na wynajem – coroczne kontrole ustawowe

Oprócz typowych działań po sezonie letnim i zimie, o których poniżej, obsługa techniczna mieszkania na wynajem wymaga przeprowadzenia obowiązkowych ustawowych przeglądów instalacji. W tym:

gazowej, wentylacyjnej i kominiarskiej;
centralnego ogrzewania oraz ciepłej wody użytkowej.

Kontrole te należy realizować raz do roku pod okiem wykwalifikowanego specjalisty. We wspólnotach mieszkaniowych czynność ta i wyznaczenie osób do jej podjęcia stanowi odpowiedzialność zarządcy.

Obsługa techniczna mieszkania na wynajem - jakie aspekty podlegają obowiązkowej weryfikacji wymaganej przez prawo?

Dodatkowe inspekcje lokali, wykonywane raz na pięć lat, mają za zadanie zbadać stan bezpieczeństwa instalacji elektrycznej i piorunochronnej.

Obsługa techniczna mieszkania na wynajem a sezonowa weryfikacja funkcjonalności – działania do podjęcia po zimie

Innymi aspektami, które w ramach utrzymania lokalu w dobrym stanie odhacza się przed nadejściem lata, są drobniejsze zadania. Obsługa techniczna mieszkania na wynajem zakłada tu takie elementy jak wyczyszczenie kratek wentylacyjnych. Kontrola działania czujników czadu i dymu oraz wymiana ich baterii, jeżeli to konieczne. Przegląd okien pod kątem szczelności. Pokrycie ich okuć specjalnym olejem, założenie nowych uszczelek, przeczyszczenie nawiewników czy wymiana filtra w klimatyzacji. A także sprawdzenie hermetyczności drzwi i ewentualne nasmarowanie ich zawiasów.

Obsługa techniczna mieszkania na wynajem – wizualne oględziny lokalu po zimie

Dodatkowe działania zakładają zbadanie wystąpienia wilgoci w neuralgicznych miejscach, np. narożnikach ścian bądź za meblami. Skontrolowanie możliwości pojawienia się wycieków, np. przy zaworach grzejnikowych bądź strategicznych elementach odpływów i kanalizacji.
A także przyjrzenie się stanowi wyłączników i gniazdek elektrycznych.

Obsługa techniczna mieszkania na wynajem – czynności do wykonania po sezonie letnim

Oprócz powtarzających się działań dotyczących m.in. szczelności okien i drzwi, udrożnienia wentylacji, weryfikacji czujników, okres grzewczy wymaga też innych operacji.

Obsługa techniczna mieszkania na wynajem - jak przygotować lokal na zimę?

Takich jak odpowietrzenie kaloryferów, regulacja okien (zmiana na tryb zimowy – służy do tego niewielki rygielek umiejscowiony na metalowej listwie okucia), inspekcja bezpieczeństwa użytkowania systemów ogrzewania czy wymiana filtrów w oczyszczaczu powietrza.

Jeśli chcemy więc, aby obsługa techniczna mieszkania na wynajem nie przysparzała nam niepotrzebnych trudności, dobrze jest z góry wiedzieć, na jakie aspekty lokalu należy spojrzeć wnikliwszym okiem.

Jeżeli szukasz pomocy przy obsłudze nieruchomości, zobacz, jak zapewnić sobie spokój o technikalia i efektywne prosperowanie całości:

Zarządzanie najmem

Firma zarządzająca najmem a samodzielne budowanie sieci współpracy – za i przeciw

Firma zarządzająca najmem czy własnoręczne budowanie sieci wykonawców?

Jakkolwiek firma zarządzająca najmem to dla początkującego inwestora, aby zyskać zaplecze organizacyjne i ochronę prawną, optymalny wybór, to jednak, czy własnoręczne tworzenie listy kontaktów jest niemożliwym do realizacji zadaniem?

Firma zarządzająca najmem a niezależne poszukiwanie fachowców – kroki do wykonania

Jeśli staliśmy się właścicielem mieszkania, które chcemy oddać w użytek, zanim będziemy mogli to zrobić, musimy zbudować niezbędną infrastrukturę do jego obsługi. W tym celu możemy zwrócić się w stronę istniejącego już rozwiązania, dysponującego wymaganymi zasobami – tutaj w grę wchodzi firma zarządzająca najmem. Albo zacząć od szukania odpowiednich wykonawców niezależnie. Na przykład poprzez:

Google Maps – weryfikację lokalnych fachowców i ich opinii;
rekomendację od osób z najbliższego otoczenia, np. ekip remontowych;
współpracę ze specjalistami wybranymi przez administrację budynku wspólnoty lub spółdzielni, w którym mieści się nasz lokal.

Firma zarządzająca najmem - jak szukać fachowców?

Firma zarządzająca najmem a własnoręczne tworzenie zaplecza do obsługi nieruchomości – inne sposoby na budowanie sieci kontaktów

Wśród odrębnych metod na zawiązanie partnerskich relacji z dostawcami usług znajdują się też bardziej ekstrawertyczne działania. Takie jak branie udziałów w lokalnych wydarzeniach i targach oraz zbieranie kontaktów i rekomendacji od bardziej doświadczonych graczy. Dołączanie do inicjatyw i społeczności online, skupionych wokół nieruchomości, np. grup na Facebooku czy stron WWW większych organizacji poświęconych branży. A także kontakt z wybranymi inwestorami, których portfolio mieszkań dostępnych w sieci np. do nas przemawia, z prośbą o wskazanie wykonawców w zamian za jakąś formę współpracy.

Oczywiście, jeśli chwilowo firma zarządzająca najmem nie jest naszym pierwszym wyborem, samodzielne budowanie relacji wymaga również odpowiedniego skontrolowania rzetelności fachowców.

Firma zarządzająca najmem a alternatywne tworzenie sieci współpracy – metody weryfikacji wybranych specjalistów

Oprócz zwrócenia uwagi na podejrzaną dostępność – posiadanie terminów z tzw. miejsca, mamy jeszcze dwa sposoby na rozeznanie się w sytuacji.

Firma zarządzająca najmem - jak zweryfikować wybranych specjalistów?

Pierwszy z nich to szukanie opinii o fachowcach w sieci, np. na stronach typu GoWork, forach internetowych i lokalnych grupach na Facebooku. Drugi jest z kolei bardziej bezpośredni i zakłada wystaranie się od wybranych specjalistów numerów telefonów do poprzednich klientów. A także zapytanie ich o ocenę wykonanej pracy.
Jakkolwiek nie da to nam pełnej gwarancji, to redukuje pewien potencjał wpadki.

Niezależnie więc od tego, że samodzielne budowanie sieci współpracy jest wykonalnym procesem, choć zajmie więcej czasu i uwagi, to pojedyncze dobieranie wykonawców może być bardziej ryzykownym działaniem niż całościowo przygotowane do obsługi nieruchomości specjalistyczne zaplecze – w tym wypadku firma zarządzająca najmem.

Zobacz też: niuanse burzące dochodowość przy samodzielnej obsłudze oraz jak zarządca nieruchomości ułatwi Ci życie.

Jeżeli nie wiesz, jak odnaleźć się w branży i przy prowadzeniu nieruchomości, zobacz, jak zyskać narzędzia i wsparcie przynoszące satysfakcjonujący profit:

Zarządzanie najmem

Obsługa lokalu w Poznaniu i ekip remontowych – jak uniknąć przestojów i opóźnień?

Obsługa lokalu w Poznaniu — jak przeprowadzić remont mieszkania bez perturbacji?

Jak wskazuje badanie iSPRZET, problemy z fachowcami od remontów najczęściej w Polsce zgłaszali Poznaniacy (66,4%), jak więc bez obaw odnowić mieszkanie, gdy dotyczy nas obsługa lokalu w Poznaniu?

Obsługa lokalu w Poznaniu a remont – co o tym ostatnim mówi statystyka?

Wedle ww. raportu – jedynie co dziesiąta osoba w kraju nie korzysta z pomocy wyspecjalizowanej ekipy przy odświeżeniu nieruchomości. A najczęstszymi aspektami (wg Fixly), za które zabieramy się sami, są wykończenia wnętrz (74%) i drobne naprawy (71%).

Inne branżowe badanie podaje z kolei, że najchętniej przy zatrudnianiu specjalistów większość zainteresowanych sięga po usługi trudniejsze do zrealizowania we własnym zakresie. Takie jak tynkowanie, położenie parkietu czy montaż podstawowych instalacji. Jednak wysoki wskaźnik niezadowolenia mieszkańców z ekip remontowych każe sądzić, że gdy wiąże nas obsługa lokalu w Poznaniu, powinniśmy wnikliwszym okiem podejść do wyboru i weryfikacji działań fachowców. Zwłaszcza gdy wiemy, jak wyglądają typowe niedociągnięcia pozostawione po zakończeniu wykonywanych przez nich zadań.

Obsługa lokalu w Poznaniu – z jakimi problemami mierzą się najczęściej osoby po wyborze ekip remontowych?

Jak wynika z doświadczeń zainteresowanych – największymi boleściami po realizacji prac przez wybranych specjalistów pozostają:

mankamenty techniczne i estetyczne: krzywo położone płytki, nierówność podłogi, złuszczenia bądź zabrudzenia;
nieszczelność obserwowana przy oknach i parapetach;
nieprawidłowości przy montażu różnych elementów;
opóźnienia w przeprowadzeniu działań mających na celu poprawienie zgłoszonych defektów.

Obsługa lokalu w Poznaniu - jak wyglądają typowe niedoróbki i błędy popełniane przez ekipy remontowe?

Wszystkie wskazane aspekty, gdy w grę wchodzi obsługa lokalu w Poznaniu, powinny oznaczać stały nadzór nad grupą wykonawców. A także bieżące dokumentowanie postępów (w postaci zdjęć) i etapową weryfikację prac. W tym podział i rozbicie działań na szereg faz oraz rozliczanie się wyłącznie za prawidłową ich realizację.

Obsługa lokalu w Poznaniu – terminarz i sposób organizacji zadań przy remoncie mieszkania

O ile powyższe zabezpieczy nas przed niepożądanymi niedoróbkami, zanim w ogóle podejmiemy ekipę fachowców w domu, powinniśmy sporządzić plan i zakres działania. Chodzi tu w szczególności o:

harmonogram prac z podziałem na etapy i zdefiniowanie zapasu czasowego na niespodziewane wypadki;
charakter i sekwencję następujących po sobie zadań. To jest czynności „twarde”, takie jak wyburzanie, mają miejsce jako pierwsze. Przed doprowadzeniem instalacji, pracami „mokrymi” (np. tynkowaniem), wykończeniowymi i montażowymi na samym końcu;
listę niezbędnych elementów i zaopatrzenie się w potrzebne materiały;
wygodny punkt składowania surowców, nieprzeszkadzający w poruszaniu się i łatwo dostępny dla zainteresowanych.

Obsługa lokalu w Poznaniu – jak uchronić się przed niekompetencją i fuszerkami w czasie remontu?

Ostatnim krokiem całego przedsięwzięcia jest wybór wykonawców oraz organizacja ich działań na miejscu. Tych według zaleceń najlepiej dobierać z polecenia osób poruszających się w naszej branży i po dokładnej weryfikacji realizacji.

Obsługa lokalu w Poznaniu - jak zabezpieczyć się przed niefachową realizacją remontu?

Wcześniej określony plan i zakres czynności pozwoli z kolei podpisać dobrze skonstruowaną umowę, zabezpieczającą utrzymanie harmonogramu i etapów prac. A wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za nadzorowanie i koordynowanie działań oraz zwoływanie regularnych dziennych meetingów, precyzujących cele na dziś, zniweluje możliwość wystąpienia większości opisanych wcześniej błędów.

Jeśli chcemy więc, aby obsługa lokalu w Poznaniu oraz ekipy remontowej przebiegała bez większych komplikacji, musimy pamiętać, że lepiej mocniej przyłożyć się do planowania ewentualnych działań niż zmagać się z późniejszym niespodziewanym scenariuszem ich poprawki.

Zobacz też: budżetowanie i harmonogramy remontu.

Jeżeli szukasz wsparcia przy prowadzeniu bądź odświeżeniu mieszkania, zobacz, jak zyskać fachową pomoc i pewność o końcowy efekt działań:

Zarządzanie najmem

Prowadzenie najmu mieszkania dla osób z niepełnosprawnościami – wymogi

Prowadzenie najmu mieszkania dla niepełnosprawnych — jak przystosować lokal pod ich potrzeby?

Jak szacuje GUS, co 10 osoba w Polsce boryka się z jakąś formą niepełnosprawności, jak wobec tego przygotować lokal, gdy dotyczy nas prowadzenie najmu mieszkania dla tej grupy odbiorczej?

Prowadzenie najmu mieszkania dla osób niepełnosprawnych – wytyczne przewidziane przez prawo

Aktualne przepisy zobowiązują deweloperów, aby przynajmniej 6% stawianych przez nich obiektów spełniało warunki dostępności.

Wśród kilku z nich znajdują się m.in. wskazania dotyczące szerokości drzwi (min. 90 cm) oraz przestrzeni manewrowej (obszar o średnicy 150 cm, pozwalający na obrót wózkiem). A także wytyczne dla mocowania włączników światła na odpowiedniej wysokości (80–100 cm).

Prowadzenie najmu mieszkania dla niepełnosprawnych - jak widzi przystosowanie lokali prawo?

Nie są to jednak wszystkie aspekty, gdy chodzi o prowadzenie najmu mieszkania dla osób z niepełnosprawnością. Ogólne zalecenia dotyczą też usprawnień w kuchni i łazienki.

Prowadzenie najmu mieszkania dla osób ze szczególnymi potrzebami – adaptacja pomieszczenia kuchennego

Wśród kilku zmian, których trzeba dokonać, znajdzie się m.in. dobranie blatów o określonych wymiarach (o wysokości 75-85 cm, głębokości na poziomie min. 70 cm i 80 cm szerokości). Musimy także zadbać, aby sprzęty AGD, gdy chodzi o prowadzenie najmu mieszkania dla osób niepełnosprawnych, nie zostały umieszczone zbyt wysoko. Nie bardziej niż od 90 do 110 cm od podłogi. Zlewozmywak oraz płyta grzewcza nie powinny zawierać podbudowy. A zastosowanie przy nich mat antypoślizgowych pozwoli zwiększyć bezpieczeństwo ich użytkowania.

Prowadzenie najmu mieszkania dla osób niepełnosprawnych – przystosowanie łazienki

Wytyczne dla tego typu pomieszczenia przewidują ulokowanie niezabudowanej umywalki w odpowiedniej odległości od posadzki (80 cm), toalety umieszczonej na poziomie 48–50 cm. A także uchwytów wytrzymujących obciążenie rzędu 150 kg, montowanych co 60 cm na wysokości 70–85 cm.

Prowadzenie najmu mieszkania dla niepełnosprawnych - jak przygotować łazienkę?

Dodatkowo, gdy w grę wchodzi prowadzenie najmu mieszkania dla osób ze specjalnymi potrzebami, kabina prysznicowa nie powinna mieć brodzika. Musi za to zawierać odpływ na poziomie podłogi, poręcze oraz siedzisko na wysokości 45–50 cm. W strategicznych obszarach, np. obok umywalki, należy także umieścić maty antypoślizgowe.

Prowadzenie najmu mieszkania dla osób z niepełnosprawnością – ogólne udogodnienia dotyczące innych pomieszczeń

Aby nie utrudniać codziennego funkcjonowania tej grupie docelowej musimy także zniwelować progi (powyżej 2 cm). Trzeba zrezygnować z dywanów i zbyt wysokich mebli. Choć pewien wyjątek może tu stanowić łóżko, które powinno być osadzone na wysokości 50–60 cm.

Gdy mamy w zamiarze prowadzenie najmu mieszkania dla osób ze szczególnymi potrzebami, należy pamiętać, że szafki i komody muszą być wysuwane. A biurka wypadałoby, aby posiadały regulowaną wysokość.
Komfortowe dla tej grupy docelowej może także okazać się skorzystanie z automatyki domowej. Szczególnie w zakresie sterowania ogrzewaniem, oświetleniem oraz sprzętami RTV i AGD.

Jeśli szukasz właściwego know-how przy prowadzeniu mieszkania dla określonej grupy odbiorczej, zobacz, jak uwolnić się od zawiłości prawnych i innych obciążeń:

Zarządzanie najmem

Zarządzanie najmem i dokumentacją techniczną – jak zautomatyzować proces obsługi lokalu?

Jak wynika z ustawodawstwa, od 2024 roku nie ma już możliwości prowadzenia KOB w wersji papierowej, jak więc obchodzić się z dokumentacją techniczną nieruchomości, gdy mamy w założeniu zarządzanie najmem lokali?

Zarządzanie najmem i dokumentacją techniczną a aktualne przepisy prawne

Wspomniane wyżej wskazanie odnosi się do wszystkich nowo powstających budynków. Dla postawionych po 1 stycznia 2024 roku obiektów wolno prowadzić Książkę Obiektu Budowlanego jedynie w formie elektronicznej. Przepis ten zmienia również sytuację dla już istniejących nieruchomości, które papierową wersję KOB będą mogły posiadać do końca obecnego roku.

Jednak już od 2027 r. dane o budynku muszą być gromadzone na specjalistycznych serwerach rządowych (c-KOB). Zmiana ta dotyczy głównie zarządców wspólnot mieszkaniowych i spółdzielni. Jednak z uwagi na szeroką cyfryzację dokumentacji, również właściciele mieszkań, których dotyczy zarządzanie najmem, nie powinni dla własnego bezpieczeństwa iść w pełni w jej ślady. A więc i zachować „twardą” kopię danych o eksploatacji własnego lokalu w papierowej postaci.

Zarządzanie najmem - dlaczego warto zachować papierową wersję dokumentacji?

Zarządzanie najmem – jakie aspekty wchodzą w skład dokumentacji technicznej nieruchomości?

Dane, o których mowa, to szereg czynności przeprowadzanych cyklicznie w obiekcie, mających na celu poprawę lub utrzymanie jego użyteczności. Chodzi tu więc o:

1- i 5-letnie przeglądy techniczne, w tym dotyczące instalacji gazowej, kominowej, grzewczej oraz elektrycznej;
konserwacje i naprawy;
remonty i prace modernizacyjne;
świadectwo charakterystyki energetycznej;
zgłoszone awarie i proces ich realizacji.

Zarządzanie najmem – dodatkowe elementy obejmujące zakres dokumentacji

Oprócz gromadzenia danych z powyższego spektrum musimy także pamiętać o przechowywaniu:

protokołów odbioru/zdawania mieszkania;
stanów liczników przy zawiązywaniu i rozwiązaniu umowy;
instrukcji obsługi urządzeń;
kart gwarancyjnych sprzętów;
regulaminów użytkowania lokalu oraz rozliczeń;
polis i ubezpieczeń.

Wszystkie te aspekty, gdy mamy w założeniu zarządzanie najmem, aby można je było szybko i łatwo odnaleźć w wymaganej sytuacji, lepiej jest odpowiednio agregować.

Zarządzanie najmem – systemy i sposoby obsługi dokumentacji technicznej oraz nieruchomości

Oprócz posiadania papierowego odpowiednika wirtualnie zarejestrowanych danych, wszelką dokumentację warto prowadzić w ramach dedykowanych platform do obsługi nieruchomości. Bądź oddelegować zarządzanie najmem odpowiednio wyspecjalizowanej firmie.

Zarządzanie najmem - jak ułatwić sobie kompletowanie danych o nieruchomości?

Te pierwsze, w kontekście gromadzenia niezbędnej dokumentacji, pozwalają m.in. na: kreację przypomnień o zbliżających się przeglądach, wygasających umowach czy terminach płatności, automatyczne tworzenie szablonów umów lub regulaminów, obsługę zgłoszeń najemców oraz usterek i awarii czy kategoryzację i archiwizację kompletu zebranych informacji. W tym załączników i aneksów do umów.

Właściwie przygotowana do całego procesu firma, oprócz wzięcia odpowiedzialności za powyższe na siebie, zapewni nam z kolei dodatkowo niepozwalające się w pełni zautomatyzować wsparcie prawne i windykacyjne.

Jeśli chcemy więc, aby zarządzanie najmem lokali oraz wymaganą dokumentacją techniczną przebiegało dla nas bezstresowo, oprócz stawiania na automatyzację zadań, dobrze jest się również uzbroić we właściwie przygotowane do całego procesu ludzkie oko.

Jeżeli szukasz pomocy przy obsłudze mieszkania, zobacz, jak zyskać zaplecze prawne i administracyjne oraz pewność o technikalia:

Zarządzanie najmem

Obsługa techniczna mieszkania i budynków z wielkiej płyty – modernizacja i utrzymanie

Obsługa techniczna mieszkania w bloku — jakie trudności dla mieszkańców dotyczą tego typu budownictwa?

Jakkolwiek obsługa techniczna mieszkania może przysparzać pewnych trudności, tak występują one też częściej przy określonym typie budownictwa.
Jak więc poradzić sobie z zarządzaniem najmem w przypadku bloków z wielkiej płyty?

Obsługa techniczna mieszkania – statystyka i udział w rynku obiektów mieszkalnych stawianych od początku lat 60.

Jak wynika z Narodowego Spisu Powszechnego za 2021 rok, w danym czasie w Polsce znajdowało się 6,2 mln budynków mieszkalnych. Nie można precyzyjnie ustalić, jaki procent z nich stanowiły bloki. Jednak przyjmuje się na bazie dostępnych informacji o roku budowy i zastosowanej technologii, że użytkuje je ok. 12 mln osób.

Budownictwo danego typu, z uwagi na ogromną lukę lokalową, stawiano w wielkim pośpiechu do lat 90. Z tego też względu i aktualnej na tamte czasy wiedzy, obsługa techniczna mieszkania w budynku z wielkiej płyty wiąże się z pewnymi mankamentami.

Obsługa techniczna mieszkania – typowe trudności związane z posiadaniem lokalu w bloku

Wśród paru niedogodności, jakie czyhają na wynajmujących tego rodzaju obiekty, znajdą się takie ujęcia jak:

możliwe straty ciepła z uwagi na niedostateczną izolację termiczną;
narażenie na hałas z zewnątrz, jak i słaba wewnętrzna akustyka;
zawilgocenie lokalu;
mało estetyczne wykończenie wnętrza;
problemy z cyrkulacją powietrza po przebytej termomodernizacji.

Obsługa techniczna mieszkania - z jakimi mankamentami zmagają się lokatorzy użytkujący bloki?

To ostatnie nie jest typową nieprawidłowością wynikającą z dawnego typu budownictwa, a sposobu, w jaki obecnie próbuje się go poprawić.

Termomodernizacja bloków, przeprowadzana na masową skalę ze środków unijnych, zakładająca m.in. zewnętrzną izolację budynku oraz wymianę drewnianych okien na ich plastikowe odpowiedniki, okazała się w praktyce zbyt skuteczna. W konsekwencji ucierpiała naturalna wentylacja pomieszczenia.

Obsługa techniczna mieszkania – rozwiązania niwelujące niedogodności powiązane z użytkowaniem lokalu w bloku

Jednym ze sposobów radzenia sobie z ostatnią wymienioną nieprawidłowością jest instalacja klimatyzacji. Stała się ona niezbędna niewyłącznie wskutek szerokiego uszczelnienia budynku, ale i wobec chęci przezwyciężenia innego aspektu – hałasu.

Obsługa techniczna mieszkania - jak radzą sobie lokatorzy z mankamentami życia w bloku?

Z nim większość mieszkańców rozprawiała się np. poprzez wymianę okien oraz drzwi, izolowanie rur czy użytek paneli akustycznych. Działania te uczyniły dostępną przestrzeń użytkową jeszcze bardziej hermetyczną, wskutek czego siłowy sposób wymuszający ruch powietrza w lokalu okazał się konieczny.

Dodatkowo wspomniana wcześniej termomodernizacja znacząco poprawiła wady dawnego budownictwa, wydłużając żywotność wszystkich objętych nią bloków (zakłada się, że ta w stanie pierwotnym wynosi od 100 do 120 lat).
Co dla właścicieli lokali w budynku z wielkiej płyty oznacza, iż regularne konserwacje, modernizacje oraz właściwa obsługa techniczna mieszkania pozwolą uwolnić się od obaw o okres ich użytkowania.

Jeśli potrzebujesz wsparcia przy prowadzeniu nieruchomości, zobacz, jak zyskać pomoc techniczną i administracyjną oraz comiesięczny profit:

Zarządzanie najmem